Personvernerklæring Engerdal Snøscooterforening

Denne personvernerklæringen gjør rede for vår håndtering av personopplysninger som samles inn for å utøve våre tjenester overfor medlemmer, salg av løypekort, herunder dokumentasjon av salg.

Behandlingsansvarlig i organisasjonen er styreleder om ikke oppgaver er delegert. Henvendelser for innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til medlem@engerdalscooter.no   

Medlemskap

Fra våre medlemmer innhenter vi navn, adresse, telefonnummer, og e-post adresse. Disse opplysningene er grunnlag for å rapportere på antall medlemmer for å motta eventuelt offentlig tilskudd til drift av organisasjonen. I tillegg trenger vi kontaktinformasjon på medlemmer for å kunne gi et tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til medlemskapet. Når man melder seg inn i organisasjonen samtykker man til hvert enkelt område man tillater at organisasjonen bruker personopplysninger til, eksempelvis, nyhetsbrev, invitasjon til arrangementer mm. Ved avsluttet medlemskap slettes dine personopplysninger. Medlemmer kan også aktivt velge hvilke kategorier de ønsker informasjon fra Engerdal snøscooterforening om. Det er kun styreleder som har live tilgang til medlemsregisteret. I forbindelse med valg og årsmøte kan lister tas ut og gis til valgkomiteen for å skaffe kandidater til tillitsverv i foreningen. I tillegg deles medlemslister med regnskapsfører ift bokføring av medlemskap.

E-post

Du kan sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.

Nyhetsbrev

Som medlem hos oss kan du melde deg på som mottaker av nyhetsbrev. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev må du registrere din e-post adresse hos oss. Denne lagres i en egen database, deles ikke men andre og e-post adressen slettes når den ikke lengre er i bruk. Vi har en egen databehandleravtale med Superinvite som databehandler, de står for lagringen av personopplysninger. Tilgangen til databasen er begrenset til databehandler og styreleder i foreningen som har passord til innlogging i databasen.

Salg av løypekort

I forbindelse med driftsavtalen vi har med Engerdal kommune, selger og administrer vi løypekortsalget i snøscooterløypene i kommunen. I den forbindelse innhentes navn, adresse, postnummer, registreringsnummer på snøscooter og epostadresse til de som kjøper løypekort. Bruke av denne dataen brukes til dokumentasjon av salgstransaksjoner i vårt regnskap. Vi har derfor et behov for å innhente disse opplysningene for å dokumentere salg av løypekort.

Informasjon om solgte kort håndteres av styreleder, og vår regnskapsfører som har innsikt i denne databasen. Regnskapsførers innsikt er begrenset til rapporter som sendes månedsvis i forbindelse med avslutning av regnskapet. Rapportene sendes som kryptert epost til regnskapsfører. I tillegg ligger dataene i databasen som vår databehandler håndterer og har innsikt i.

I forbindelse med salg av løypekort har ESF som privatrettslig eier av scooterløypene, også et behov for å dele informasjon om registreringsnummer på snøscooter med våre løypemannskaper. Dette fordi vi avholder kontroller for å påse at alle brukerne av løypenettet har løst løypekort. Slike rapporter deles med løypemannskaper og administreres av styreleder. Rapportene kan være både på papir og elektroniske rapporter som inneholder navn og registreringsnummer på snøscooter. Informasjonen slettes etter bruk.

I tillegg har ESF ambassadører som selger løypekort tilgang på salgsrapporter som viser navn, adresse og reg. nr på scooter som har løst løypekort. ESF har et særskilt behov for å håndtere logistikk og salg av løypekort at våre utsalgsteder har denne tilgangen. Tilgangen er begrenset til å gjelde inneværende sesong, og arkiverte salgsstatistikker slettes slik at kun databehandler, styreleder og regnskapsfører har tilgang til dette.

Sletting av disse opplysningene skjer iht. bokføringslovens krav til oppbevaring av pliktig regnskapsdokumentasjon.

 

Sist oppdatert 04.11.2018 kl. 19:49